为什么博士生可以拥有办公室（浅谈如何做好办(2)

有简单有效的看文件的方法。 看标题，然后倒过来看，是谁？ 什么时候？ 你要求什么？

关于所有的文件，其实在我们学过的5w2h上可以清楚地看到重点，而且没有遗漏。

)1) WHY——为什么？ 你为什么要这么做？ 理由是什么？ 原因是什么？

)2)什么是WHAT——？ 目的是什么？ 做什么样的工作？

)3) WHERE——在哪里？ 在哪里做？ 从哪里开始？

)4) WHEN——是什么时候？ 什么时候完成？ 什么时机最好？

)5)世卫组织——谁？ 谁来承担？ 谁来完成？ 谁负责？

)6) HOW ——怎么办？ 如何提高效率？ 怎么实施？ 方法怎么样？

)7) HOW MUCH——多少钱？ 要做到什么程度？ 数量怎么样？ 质量水平怎么样？ 费用怎么样？

七何分析法来自二战期间美国陆军武器修理部首次——百度搜索

这个方法是提取流水般的文字，提取概要，让我们更快理解重点。

对办公室主任来说，要熟悉公文的制作流程

安排06大会议

会议是单位重要的工作形式，初期，办公室主任应自行安排，轻松组织工作清单，使工作流程化。

3、注意沟通协调

07大多数情况下，要和一小撮人交流，至少要明白一小撮人说话的篇幅的意思。

08了解各部门职责和相应的业务知识，搞好横向沟通。 特别注意办公室的工作和他们的工作的接口在哪里。

09注意对外的交流。

办公室主任给人一种印象，说话要有礼貌，不能客气。

注意对待10人来访的交流，有礼貌，待人亲切。 遇到吵闹的人，特别冷静。

11领导之间因使用车辆等发生时，要注意沟通，尽量在有限的资源内，按先后顺序调配使用。

4、学会使用现代办公手段，提高效率

12学习使用一系列办公软件

很多时候，办公室的同事们，不一定知道，作为办公室主任，应该是这方面的专家。

和秋叶一起学习Word Excel PPT

13学会社区管理

钉钉子等，管理非常方便

当然，如果是有的群，我会尽量做禁止的语言群。 因为人员很多，所以很多信息可能会被覆盖。 组成那样的小组，让后面的人容易看到重要的信息。

初学者阶段的工作量巨大，但只要用心，很快就能克服。

但在这个过程中，请注意在具体工作中，慢慢地了解四个问题

14领导者的风格、工作特点

15本公司权力地图

十六个单位的工作重点

17注意到领导人之间的矛盾

二、熟练人员：注重领会意图、化解、调整制度——理顺关系18在亲力亲为的日常工作中，提高对各种关系的认识。

熟悉了上面的工作技能，对职场人际关系有了一定的了解后，就会发现：

虽然单位很大，但发挥根本性作用的是顶端。

工作单位很大，但工作的人真的很少。

只有充分了解一把手，充分了解一定时期的工作重点，充分了解各位领导的性格，充分了解他们的各种矛盾，我们的工作才能更加明确。

有一本书对这个规律有很深的认识，并列了27位领导人的侧面，非常值得一读。

这本书写于1994年，其中的道理至今仍有用。

抱着猎奇的心去看了，接受了正规的教育回来了——豆瓣网友@李小补

虽然这上面写着秘书之类的，但那不仅仅是秘书，也是指指导身边的人。

为了避免一件事情的结果会给什么样的人带来什么样的影响，预想其结果，避免不必要的纷争和矛盾，要掌握组织上和人际关系上的思考。

19各部门的矛盾，其根源是领导之间的矛盾

有些矛盾存在认识上的偏差，对此，我将多做解释；

有些矛盾是领导人和个人之间的。 要尽量不引起矛盾，不传话。 该装聋作哑的人应该装聋。

20小时一过，需要调整的制度就会调整。

21把领导的家务当成自己的事，领导的私事办不好的，积极配合领导。

当然，这必须在遵守规则和法律的基础上。

三、老手：坐冷板凳，提前预知工作，关注重要细节——修心修身22在办公室工作时间长，没有被提拔，别急

大多数情况下，领导者一般都非常照顾身边的人，但你可能还没有被提拔。 这个时候，请冷静地等待。 要知道，领导提拔身边的人，多少有些压力。 特别是领导也在变，这个时候，请不要混乱。

23预知工作是熟练的结果

深谋远虑的办公室主任，在上级召开会议后，可能会根据自己单位的情况，默默地开始计划工作。

24关注重要细节

真正的熟练者注意常人看不到的细节

例如，接待事务主任的领导对新来的领导，在征得领导同意后，将领导内部的短号码改为成本单位，方便沟通。

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/zonghexinwen/2022/1212/2194.html